怎么搭建一个自动化的应收账款流程，附方案 | 九数云BI
使用九数云BI可以搭建完整的【合同履约监督与应收账款追踪系统】，利用数据化工具来提升效率。
现在，很多企业使用审批流来管理销售流程，例如销售订单流程、客户合同确认流程、财务开票流程。理论上通过这些流程就能完成“销售发起合同——客户确认合同——客户签约——客户回款——财务开票”过程。然而企业实际运营中，常常会出现签订完合同但是没有收到回款的情况，这部分应该收到、但还没收到的钱就被称为应收账款。该怎么建立应收账款流程？该怎么监控合同履约情况、应收款项情况？
本文为大家带来OA应收账款流程中的『合同履约监督+应收账款追踪』的整体方案，内容包括：
- OA销售审批流程
- 合同履约监督+应收账款追踪方案
1、OA应收账款流程
一般来说，销售过程可包括如下几个环节：
- 销售沟通意向客户：意向客户信息存储在CRM系统，由销售人员跟进；
- 销售发起合同：销售人员在发送合同前通过钉钉OA提交合约审批申请，经过同事审批后再发送给客户；
- 客户确认合同：对于合作意向度高的客户，可以通过提前发送合约让对方确认细节信息并及时调整，以减少签单周期；
- 客户签约：客户签约即达成合作，长期未签约客户可能成为流失客户；
- 客户回款：客户回款意味着最终成交，客户长期未回款可能成为流失客户；
- 财务开票：客户回款后，财务收到款项并开具发票，销售交付产品和项目。
由流程可知，即使销售人员完成了合约审批申请并发送了合约，客户已经签订了合约，但并不意味着所有客户最终都会成交，客户没有及时回款会导致流失，产生较多的应收账款。
然而整个销售流程，合同签订前可以通过CRM及OA系统的流程数据监控，合同签订之后的履约（回款）阶段，无法通过OA流程监控，需要新的应收账款流程来延续数据监控。
2、传统应收账款流程方案
合同履约的监控、应收款项的追踪的关键是将OA审批数据、CRM系统数据与财务数据关联起来，进行每一个客户回款与否的判断，以了解当前有多少合约以及对应的账款未收回，并催促一线销售人员及时跟进客户。
传统解决方式通常是定期去下载这3份数据，进行excel表格合并与分析，然后手动通知销售人员去跟进，这种方式的不便在于：
- OA审批数据是动态变化的，经常性的排查数据、导出excel手动分析显然不太现实
- OA审批流程偶尔会有调整，每次调整后流程数据都会变化（例如新增一个sheet表格），需要手动合并进来，容易错漏
- 多份数据的重复关联分析、重复制作报表耗费人力
- 手动通知销售人员跟进，费时费力，不够智能
3、BI应收账款流程方案
通过数据化工具【九数云BI】能完美解决以上的问题，使用九数云BI可以搭建完整的【合同履约监督与应收账款追踪系统】，利用数据化工具来提升效率。
数据收集与整合
关键表格：
- 应收账款详情表：记录包括客户、租凭的产品信息、账单生成日期/截止日期以及费用类型等的所有应收账款的详细信息。该表格有助于了解每个客户的应付款项和支付情况。
- 实收账款详情表：记录所有已实际收到的款项信息，显示客户名称、收款日期、财务金额以及备注。用于核对应收账款和已收账款的差异。
数据整合方法：
- 数据导入：将应收账款和实收账款的数据分别导入系统，通过客户信息和账单编号进行匹配和整合。
- 自动更新：确保系统能实时接收和更新应收账款与实收账款的数据，保证数据的实时性和准确性。
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