3分钟学会excel甘特图制作方法，让工作进度一目了然！——九数云BI

1.excel甘特图制作方法：甘特图的定义

2.excel甘特图制作方法：相关概念
很多创业公司其实是没有项目经理的，通常是一个技术人员就作为某项目的负责人。

这部分我会通过一个实战案例，教会你如何使用Excel来绘制甘特图，从而来管理项目，并自动生成项目进度报表。

我们可以根据项目需求用Excel做下面的项目管理文档。

图片里的序号对应l项目管理文档分为三部分：

1）项目计划表

用于记录项目各个任务模块，以及对应的负责人，开始时间，项目周期这些数据。

2）甘特图

通过甘特图可以清晰的看到各个任务的完成进度。

3）项目分析

项目图表分析部分是根据项目计划数据自动生成的，并不需要人为额外更新，最大程度上减少了人员工作量。

这部分主要是为了方便全局看到项目信息和人员任务安排信息，帮助最大化利用人员时间和效率，降低资源浪费

每周你可以把项目进度文档发给各个相关的人员，每个人可以看到整体项目的进度，和各自当前的工作任务。跟CEO汇报也一目了然。

整个文档做起来难度并不是很大，做完之后能够多次重复使用，大大的提升了使用的愉悦度和效率。

3.excel甘特图制作方法：具体步骤

1）如何制作项目计划表？

在Excel中录入项目分解也就是各个任务的名称，负责人，开始时间，需要天数这些数据。上图中红框里的内容是增加的几个辅助列，里面的数据是利用Excel里的函数计算出来的。

2）excel甘特图制作方法

一、excel甘特图制作方法：需求分析

首先要满足计划图的功能，还是比较简单的，只需要一条简单的规则：

• 通过输入『计划』开始和结束时间，自动在gantt中表现计划时间条（浅蓝色）

涉及到进度图，我们需要设置几个定义来区分计划内进度、计划外进度（延期或提前）。在我的图表里面只定义了计划内进度（深蓝色）和计划外进度（蓝色斜杠）。当然你也可以根据实际情况作调整，比如如果实际工作中需要严格区分提前和延期，可以将这两个概念分开定义。

于是要满足进度图的功能，我们需要这样几条规则：

• 用深蓝色代表实际执行。其中『计划内执行』用纯深蓝色，『计划外执行』用深蓝色加斜杠

而在使用者跟踪进度的时候，使用场景分为两种：1. 只知道开始时间和大概的工作量，并不清楚完成时间  2. 任务已经完成，知道确切的起始和完成时间。根据这两种场景我们可以定义出来这样的使用规则：

• 根据『计划开始』和『计划结束』时间，可以判断出来管理者预估的工作量

预估工作量=计划结束-计划终止     单位：天

• 根据填入的『实际开始』日期，预估工作量，和百分比进度，可以显示计算出来的进度

计算进度=实际开始+预估工作量*百分比进度     单位：天

• 当实际完成时，使用者填入『实际结束』时间，图表中显示实际开始和结束时间，覆盖之前的计算进度
• 在执行过程中和实际完成后，都按照『计划内执行』和『计划外执行』的方式进行可视化显示，让管理者一目了然地掌握实际进度与计划的差距

二、excel甘特图制作方法：功能制作

1. 首先按照喜欢的逻辑画一张表头。由于我首先要制作『计划进度』的功能，所以先把计划开始和结束的数据填上了。

2. 定义『计划进度』。在【公式-定义名称】中新建定义『Plan』

Plan定义返回值是开始和结束时间之间的这一段。这里我用到的公式：

=甘特!F$5=MEDIAN(甘特!F$5,甘特!$C6,甘特!$D6)

3. 下面用【开始-条件格式-管理规则】的功能，将返回的真值填色：新建一条自定义规则：

【应用区域】选择在整体日期表区域：

这一步做完后，我们会得到一张【计划甘特图】：

4. 下面同理，继续用【定义名称】和【管理规则】功能把上面列出的需求点一条条定义，并在图表中实现。除了上面的『Plan』以外我还定义了这么几个名称：

【已填写『实际开始』和『实际进度』】

• Actual：计划内进度条

=甘特!C$5=MEDIAN(甘特!C$5, 甘特!$E6, 甘特!$F6)*(甘特!$E6<>0)*(甘特!$F6<>0)

• Advance：『实际开始』早于『计划开始』，提前段进度条

=甘特!C$5=(甘特!$E6<甘特!$C6)*MEDIAN(甘特!C$5, 甘特!$E6, (甘特!$C6-1))*(甘特!$E6<>0)*(甘特!$F6<>0)

• Delay：『实际结束』晚于『计划结束』，延期段进度条

=甘特!C$5=(甘特!$F6>甘特!$D6)*(MEDIAN(甘特!C$5, (甘特!$D6+1), 甘特!$F6))

【已填写『实际开始』和『百分比进度』，未填写『实际进度』】

• Percent：计算进度
• PercentEarlier：『实际开始』早于『计划开始』，包括一小段提前进度
• PercentLater：『实际开始』大于等于『计划开始』，全部为计划内进度

将以上定义都在条件格式进行编辑：应用区域均为整个日期表部分。

三、excel甘特图制作方法：美化调整

这样做出来的表格还有一点点geek和不方便哎，一大堆格子混在一起很难看清行列。对此我做了这么几个优化：

• 隔列灰度显示，便于每日任务的可视化
• 可以手动设置一个『今日日期』突出显示该列
• 日期最好可以有微调框

前面两条灰度和突出显示列，用简单的条件格式就可以实现了。

突出显示列：=H$5=$F$2

（其中H$5是日期列，$F$2是手动输入的日期值）

隔列灰度显示：=MOD(COLUMN(), 2)=0

最后加一个可爱的微调框，在【开发工具-微调框】添加：

控件格式链接到手动输入日期的单元格：

一个自动甘特图就做好了。

最后如果你对于excel的操作并不熟悉，上述操作实施起来有困难，也可以使用九数云自带的模板，进行快速制作。

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